Medidas para la reducción del contagio por el coronavirus

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Requisitos generales

El organizador debe establecer las medidas de coordinación necesarias con las diferentes partes que intervienen en el desarrollo de la actividad para asegurar el cumplimiento de las medidas preventivas.

De forma general, la organización gestora del espacio es responsable de la determinación de los aforos máximos (cumpliendo en todo caso con las directrices que dicten las autoridades sanitarias), de la gestión de colas, del cumplimiento del mantenimiento de la distancia de seguridad entre participantes y con el personal, y del cumplimiento de las medidas preventivas e higiénico-sanitarias.

Gestión de accesos

La organización responsable debe:

  • Rediseñar y adecuar los itinerarios de entrada y salida al espacio, informando de los puntos de acceso y salida previamente definidos.
  • Gestionar los operativos de información y distribución del tráfico de personas y vehículos (por ejemplo, indicación de puerta de acceso en la acreditación de asistentes previamente a la celebración del acto, mediante sistemas de información), considerando horas punta, en las zonas exteriores de acceso al espacio.
  • Recomendar minimizar y concentrar los puntos de acceso al espacio, para facilitar el control y la gestión de los protocolos de seguridad y salud de todas las personas que acceden a la actividad (siempre que esto facilite la adopción de dichas medidas preventivas y de seguridad y salud).
  • Gestionar las colas (por ejemplo, a través de marcadores de suelo o catenarias/cintas separadoras), respetando la distancia de seguridad (a menos que se use mascarilla por parte de todos los participantes y empleados) en mostradores de registro y acreditaciones, oficinas de atención al expositor/montador/decorador, secretaría técnica, etc.
  • Informar previamente al participante (por ejemplo, visitante, congresista, expositor, ponente o poseedor de acreditación) mediante cartelería u otros medios de las condiciones de acceso, sobre el cumplimiento de protocolos de higiene y distancia de seguridad y sobre la aplicación del derecho de admisión en caso de no cumplimiento de dichos protocolos.
  • Habilitar puntos con solución desinfectante en los accesos.
  • Habilitar la zona de trabajo para el registro, inscripción o secretaría técnica de tal forma que se asegure la distancia de seguridad entre el personal.
  • Evitar el material impreso, promoviendo el uso de información digital (por ejemplo, a través de códigos de respuesta rápida, QR).
  • Supervisar el cumplimiento de los protocolos de higiene y mantenimiento de la distancia de seguridad.
  • Limpiar y desinfectar los mostradores diariamente y tan frecuentemente como sea posible, considerando la afluencia de participantes.
  • Los objetos promocionales para los participantes se deben entregar debidamente desinfectados siempre que sea posible y de forma individual.

Mecanismos para la gestión de aforos

En función de los criterios considerados para el diseño de actividades, deben fijarse los aforos y establecer un sistema de control de los mismos en los distintos espacios en los que se lleven a cabo actividades. En concreto, se pueden establecer las siguientes medidas:

  • Implementación de sistemas de conteo de personas y control (automáticas o manuales) de entrada y salida (por ejemplo, control del número de pases de acceso y/o invitaciones por empresa participante, en función de la superficie y días de celebración, con el fin de no exceder el aforo establecido) para conocer en tiempo real el número de personas que en cada momento participan en la actividad.
  • Identificación de puntos de potenciales aglomeraciones.
  • Disposición de gráfica, señalética o personal que ayude a gestionar el tráfico de personas.
  • La distribución espacial de la zona de exposición que ayude a la distribución ordenada del tráfico.

Gestión de comunicaciones, ponencias, presentaciones

Se debe promover la entrega con antelación de material audiovisual de los ponentes mediante correo electrónico, envío a través de la nube o cualquier otro canal telemático, de forma que se evite que los ponentes se acerquen a la zona técnica. También debe garantizarse la distancia de seguridad entre el ponente y el resto de participantes en la actividad.

Se desaconseja el uso de atriles para evitar contacto con superficies potencialmente contaminadas. Si fuera imprescindible su uso, deben desinfectarse entre uso y uso. Adicionalmente, si fuera necesario el uso de ordenador desde el atril, se debe disponer de un protector de plástico para el teclado por ponente para su manipulación (que debe ser reemplazado entre uso y uso).

En el caso de que se utilicen pasadores de diapositivas inalámbricos, deben desinfectarse tras cada uso.

Se debe disponer de un juego de esponjas individual para el uso del micrófono por cada ponente, debiendo ser éstas sustituidas y desinfectadas entre ponentes (por ejemplo, con algodón y solución hidroalcohólica). Se recomienda disponer de un micrófono para su uso individual por cada ponente.

En su caso, debe promoverse el uso de aplicaciones y smartphones para la realización de votaciones interactivas, evitándose el uso de dispositivos compartidos. En su defecto, se deben entregar los dispositivos de votación limpios y desinfectados tras cada uso, en bolsa individual cerrada.

Salas

Los espacios en los que se celebren las actividades deben adecuarse a los aforos definidos y a las medidas de protección e higiénico-sanitarias establecidas en el plan de contingencia.

El personal de sala debe cumplir las medidas preventivas e higiénico-sanitarias que la evaluación de riesgos determine para su puesto. Por ejemplo:

  • En la acomodación de asistentes, en su caso, debe intentar mantener la distancia de seguridad.
  • Debe vigilar en todo momento que los asistentes estén ubicados respetando las distancias de seguridad, y poder controlar las puertas de entrada y salida para evitar que los asistentes tengan que tocarlas para abrir y cerrar.

Zona de networking

Los espacios de networking deben adecuarse a los aforos definidos y a las medidas de protección e higiénico-sanitarias establecidas en el plan de contingencia. Para ello, por ejemplo, se debe considerar hacer uso de mesas y mostradores de mayor tamaño, así como de mamparas de fácil limpieza y desinfección que permitan la separación física entre participantes.

Servicio de catering

Para la prestación del servicio se debe atender al aforo determinado por las autoridades sanitarias,
respetando en todo caso las distancias de seguridad.

El servicio de catering debe prestarse en condiciones de seguridad, evitando la presentación a granel de los productos o cualquier forma de disposición que no evite el contacto entre participantes. Como regla general, se recomienda la utilización de alimentos en formato individual. Algunos ejemplos pueden ser:
– Porciones individuales tipo pack-lunch.
– Productos estuchados/empaquetados.
– Cafés e infusiones servidos en vasos desechables cerrados.
– Buffet asistido por personal.

Deben establecerse puntos de entrega descentralizados para evitar una excesiva concentración de personas. Se debe disponer de papeleras de accionamiento no manual y bolsa interior en el espacio en el que se preste este servicio. Cuando sea posible, se recomienda priorizar el servicio de catering al aire libre. En cualquier caso, deben cumplirse con las medidas para la reducción del contagio por el coronavirus SARS-CoV-2 en servicios de restauración establecidas en la Especificación UNE 0066-5:2020, en aquello que sea de aplicación.

Guardarropa

Se debe guardar la distancia mínima de seguridad entre el personal y el participante, utilizando en todo caso los equipos de protección individual que se desprendan de la evaluación de riesgos.

Los resguardos del guardarropa deben entregarse sin contacto.

Aseos

Debe definirse, comunicarse y controlarse el aforo de los aseos de uso común, que deben contar con dispensadores de papel de secado o secador de manos, papeleras con apertura de accionamiento no manual y doble bolsa interior. Deben reponerse periódicamente los consumibles.

Medidas de protección para el personal

  • El personal debe conocer el plan de contingencia diseñado y, de forma específica, sus responsabilidades en el marco de la gestión del riesgo. Concretamente, el personal debe:
  • Evitar el saludo con contacto físico, incluido el dar la mano, tanto al resto de personal como a clientes y respetar la distancia de seguridad siempre que sea posible.
  • Atender al resultado de la evaluación de riesgos de cada puesto de trabajo, que determinará la obligatoriedad o no de utilizar EPI, así como el tiempo de uso de acuerdo con sus características. En todo caso, se debe cumplir lo que determine la legislación vigente en cada momento (por ejemplo, uso de mascarillas).
  • Tirar cualquier desecho de higiene personal –especialmente, los pañuelos desechables–, así como los EPI, de forma inmediata a las papeleras o contenedores habilitados y con accionamiento no manual.
  • Lavarse minuciosamente las manos tras estornudar, sonarse la nariz o toser o tocar superficies potencialmente contaminadas (dinero, mostradores, etc.) No obstante, debe adaptarse el protocolo de limpieza de manos ateniendo a las características de la instalación. Por ejemplo, cuando por las características físicas de la misma, no sea posible que el personal se lave las manos periódicamente, en ese caso, se debe asegurar el uso de solución desinfectante.
  • Desinfectar frecuentemente, a lo largo de toda la jornada laboral, los objetos de uso personal (gafas, móviles, etc.) con agua y jabón cuando sea factible o con una solución desinfectante, en su defecto, así como los elementos del puesto de trabajo en el cambio de turno (pantalla, teclado, ratón, etc.). Para la desinfección de equipos electrónicos se deben utilizar productos específicos, aplicados con un paño, o toallitas desinfectantes especiales.
  • Evitar compartir equipos de trabajo o dispositivos de otros empleados. En caso de que exista alternancia en el uso de determinados equipos o dispositivos, la organización debe establecer pautas de limpieza y desinfección entre uso y uso para la reducción del riesgo de contagio.
  • Limpiar y desinfectar diariamente el material de trabajo y elementos de uso al inicio y al finalizar la jornada.

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